SugarCRM: Conoscere la durata delle opportunità chiuse-vinte

SugarCRM, Trucchi del mestiereLascia un commento

Durata-opportunità-chiuse-vinte
In generale

Per ogni azienda è fondamentale poter monitorare e gestire i cicli di vita delle opportunità. In questo post vedremo come utilizzare Sugar Logic per calcolare quanto tempo è stato necessario per chiudere le opportunità vinte.
I dati possono essere utilizzati dal management per generare un report su Sugar; servono a comprendere la durata media di un ciclo di vendita (chiuso vinto) del proprio team, inoltre sono utili per creare un piano di miglioramento.

Pre-requisiti
  • È necessario un accesso a Sugar come Admin o Developer per creare i campi di calcolo attraverso Admin > Studio e per eseguire le modifiche. Per ulteriori informazioni su Sugar Logic e i campi di calcolo fare riferimento all’articolo Introduction to calculated fields.
  • Serve familiarità nel saper aggiungere/modificare campi al layout attraverso Admin > Studio. Per ulteriori informazioni su come aggiungere campi sul layout, fare riferimento alla documentazione Studio.
Step da seguire

Creeremo tre campi calcolati e personalizzati che insieme permetteranno di misurare la durata esatta di un’opportunità chiusa vinta. Le seguenti sezioni riguardano la creazione dei campi di calcolo personalizzati e l’aggiunta al layout della vista del record Opportunità tramite Admin> Studio.

Questo articolo fa riferimento alla versione di SugarCRM Professional (ovvero senza il modulo Elementi Delle Opportunità). Se si usa la versione Enterprise con il modulo Elementi delle Opportunità, sarà sufficiente eseguire gli stessi passaggi per il modulo in uso.

Creazione dei campi

Il primo passo è creare i 3 campi personalizzati per il modulo Opportunità, così da poterli utilizzare come riferimenti quando andremo a generare le formule successivamente. Questi i passaggi da fare:

1. Andare su Admin > Studio > Opportunità > Campi e cliccare “Aggiungi Campo”.

2. Creare un nuovo campo Data, che chiameremo “Data Chiuso Vinto”, con i seguenti valori:

  • Data Type (Tipo Dato): Date (Data)
  • Field Name (Nome Campo): closed_won_date (data chiuso vinto)
  • Display Label (Mostra Etichetta): Closed Won Date (Data Chiuso Vinto)

3. Cliccare “Salva

4. Ripetere i passaggi 1, 2 e 3 per creare il campo “Numero Intero”:

  • Data Type (Tipo Dato): Integer (Numero Intero)
  • Field Name (Nome Campo): total_age_in_days (durata totale in giorni)
  • Display Label (Mostra Etichetta): Total Age in Days (Durata Totale In Giorni)

5. Ripetere i passaggi 1, 2 e 3 per creare il campo “Checkbox”:

  • Data Type (Tipo Dato): Checkbox
  • Field Name (Nome Campo): closed_won_cbk (chiuso_vinto_cbk)
  • Display Label (Mostra Etichetta): Closed Won? (Chiuso Vinto?)

Seguire i seguenti passaggi per aggiungere le formule Sugar Logic ai 3 campi personalizzati.

1. Andare su Admin > Studio > Opportunità > Campi e selezionare il campo “Data Chiuso Vinto” appena creato.

2. Selezionare il checkbox “Calculated Value” (Valore Calcolato) per mostrare il Formula Builder dopodichè cliccare su “Modifica Formula” (Edit Formula).

3. Inserire la seguente formula e successivamente cliccare “Salva” (Save) nella finestra del Formula Builder.

ifElse(and(equal($sales_stage,"Closed Won"),equal($closed_won_cbk_c,false)),today(),date(""))

4. Cliccare nuovamente “Salva” (Save).

5. Ora selezionare il campo “Durata Totale In Giorni” (Total Age in Days) dal menu a tendina. Selezionare il checkbox “Valore Calcolato” (Calculated Value) e cliccare su “Modifica Formula” (Edit Formula).

  • Inserire la seguente formula nella finestra del Formula Builder e cliccare “Salva” (Save).
ifElse(not(equal($closed_won_date_c,"")),abs(subtract(daysUntil($closed_won_date_c),daysUntil($date_entered))),0)
  • Cliccare nuovamente “Salva” (Save).

6. Infine selezionare il campo “Chiuso Vinto?” (Closed Won?) dal menu a tendina. Selezionare il checkbox “Valore Calcolato” (Calculated Value) e cliccare su “Modifica Formula” (Edit Formula).

  • Inserire nella finestra del Formula Builder la seguente formula e cliccare “Salva” (Save)
ifElse(equal($sales_stage,"Closed Won"),true,false)
  • Cliccare nuovamente “Salva” (Save).
Aggiungere i Campi alla Vista dei Record

Andare su Admin> Studio e aggiungere i campi “Data Chiuso Vinto” (Closed Won Date) e “Durata Totale In Giorni” (Total Age In Days) al layout della vista del record Opportunità. Non metteremo il campo “Chiuso Vinto?” (Closed Won?) perchè non è necessario (o non vogliamo) che tutti gli altri utenti lo vedano.
Per maggiori informazioni su come aggiungere campi al layout della vista del record, accedere alla sezione Studio.

Dettaglio Formule

Campo: Data Chiuso Vinto
Descrizione: Cattura la data effettiva in cui il campo Fase di vendita cambia in “Chiuso Vinto”

Formula:

ifElse(
and(
equal($sales_stage,”Closed Won”),
equal($closed_won_cbk_c,false)
),
today(),
date(“”))

Condizione:

Il campo Fase di vendita è uguale a “Chiuso Vinto” e “Chiuso Vinto?” è uguale a No (non selezionato)

Azione: Popolare il campo “Data Chiuso Vinto” con la data corrente


Campo: Durata Totale in Giorni
Descrizione: Calcola il tempo necessario per chiudere un’opportunità

Formula:

ifElse(
not(equal($closed_won_date_c,””)),
abs(
subtract(
daysUntil($closed_won_date_c),
daysUntil($date_entered)
)
),
0)

Condizione:

Il campo “Data Chiuso Vinto” non è vuoto

Azione: Togliere “Data Chiuso Vinto” da “Data Creazione” per determinare il valore assoluto dei giorni tra i due campi.

Se “Data Chiuso Vinto” è vuoto, portare “ Durata Totale In Giorni” a “0”.


Campo: Chiuso Vinto?
Descrizione: Evita che la “Data Chiuso Vinto” e la “Data Totale In Giorni” si aggiornino ogni volta che il record viene modificato dopo che la fase di vendita dell’opportunità è stata impostata su “Chiuso Vinto”

Formula:

ifElse(
equal($sales_stage,”Closed Won”),
true, false)

Condizione:

Lo stato della trattativa è “Chiuso Vinto”

Azione: Selezionare “Sì” nel campo “Chiuso Vinto?”


Le tre formule lavorano insieme nei seguenti modi:

Quando una nuova opportunità viene creata su Sugar e lo stato della trattativa non è uguale a “Chiuso Vinto”:

  • Il campo “Data Chiuso Vinto” sarà vuoto perché la fase della trattativa non è uguale a “Chiuso Vinto”.
  • “Chiuso Vinto?” sarà uguale a “No”.
  • Il campo “Durata Totale In Giorni” mostrerà “0” perché il campo “Data Chiuso Vinto ” è vuoto.

Quando l’opportunità è impostata su “Chiuso Vinto” sul campo Fase Della Trattativa:

  • Il campo “Data Chiuso Vinto” verrà riempito con la data odierna.
  • “Chiuso Vinto?” cambierà in “Sì”
  • “Durata Totale In Giorni” mostrerà il numero di giorni passati da quando l’opportunità è stata creata.

Se un utente modifica l’opportunità in una data successiva:

  • Se un utente modifica uno o più campi (escluso il campo “Fase Trattativa”) i campi relativi a “Data Chiuso Vinto” e “Durata Totale In Giorni” non varieranno in quanto il checkbox “Chiuso Vinto?” è contrassegnato con Sì, il che impedisce ulteriori modifiche.
  • Se un utente modifica la fase della trattativa da “Chiuso Vinto” ad una diversa, “Chiuso Vinto?” diventerà “No” e la “Data Chiuso Vinto” tornerà ad essere un campo vuoto. Questo per prevenire confusione e per consentire al campo calcolato di riformulare se lo stato della trattativa diventerà di nuovo “Chiuso Vinto” in futuro.
Applicazione

Quando lo stato della trattativa è contrassegnato come “Chiuso Vinto”, il campo “Data Chiuso Vinto” si aggiornerà con la data corrente e il campo “Durata Totale In Giorni” mostrerà il tempo trascorso per arrivare alla chiusura dell’opportunità.
Come mostra l’esempio seguente, il record dell’opportunità è stato creato il 20 maggio 2016 e successivamente contrassegnato come “Chiuso Vinto” 35 giorni dopo (24 giugno 2016), pertanto il campo “Durata Totale In Giorni” mostrerà il valore “35”.

Report sui tempi medi di chiusura dei cicli di vendita

Una volta ottenuta la stima del tempo necessario ad un commerciale per chiudere un’opportunità, può essere utile generare un report raggruppato per utenti e fasi di vendita, per dare un’occhiata più in dettaglio alle prestazioni di tutto il team.

I passaggi successivi mostrano come ottenere un report sulla durata media del ciclo di vendita di un’opportunità usando il modulo “Report a raggruppamento con dettagli” come da esempio qui sotto riportato:

1. Accedere al modulo Report e selezionare il tipo di report desiderato: “Report a raggruppamento con dettagli”.

2. Selezionare il modulo “Opportunità”.

3. Definire il filtro selezionando “Fase Trattativa” dal pannello “Campi Disponibili”, quindi selezionare “È” e “Chiuso Vinto” dal menu a tendina che appare sulla destra del filtro “Fase Trattativa”. Cliccare “Avanti”(Next) per accedere a “Definire i Filtri” (Define Filters).

4. Raggruppare il report attraverso nome utente selezionando “Assegnato all’Utente” (Assigned To User) presente nel pannello “Moduli Correlati” (Related Modules) e selezionando “Nome Utente” nel pannello “Campi Disponibili” (Available Fields). Successivamente aggiungere il secondo campo cliccando su “Opportunità” presente nel pannello lista moduli e “Fase Trattativa” (Sales Stage) dal pannello campi disponibili. Cliccare “Avanti” (Next) per procedere.

5. Selezionare “Media: Durata Totale In Giorni” (AVG: Total Age In Days) dal pannello Campi Disponibili. Cliccare “Avanti”.

6. Scegliere i campi desiderati che si desidera mostrare nel report. In questo esempio selezioneremo “Nome Opportunità”, “Fase Trattativa”, “Data Creazione”, “Data Chiuso Vinto” e “Durata Totale In Giorni”.
Cliccare “Avanti”.

7. Selezionare il tipo di grafico desiderato in cui visualizzare i dati del report. Cliccare “Avanti” per procedere con il passaggio finale.

8. Inserire il nome del report e cliccare “Avanti e Procedi” (Click and Run). Il report generato apparirà così:

Per ulteriori approfondimenti su come generare report fare riferimento a Reports.

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *