Smart Working: il successo in 8 step

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Utilizzo di un PC durante lo smart working
Tempo di lettura: 4 minuti

    Articolo a cura di Giada Pellichero, HR Manager di OpenSymbol

    HR Manager di OpenSymbol srl

    Smart Working, agile working, lavoro da remoto… in queste settimane di emergenza sanitaria legata al Covid-19 non sentiamo parlare d’altro.

    Nel web troviamo molti articoli in cui vengono elogiate le aziende che applicano questo strumento, ma pochi danno consigli concreti su come affrontarlo.

    Di seguito vengono proposti 8 step da seguire per concludere un progetto “win-win”.
    1. Creazione di un gruppo di lavoro

    Lo Smart Working è un progetto di cambiamento organizzativo e partecipativo che impatta trasversalmente su più dimensioni: persone, tecnologie e spazi.

    Per gestirlo è necessaria la collaborazione di varie figure aziendali come l’HR Manager, il responsabile IT ed il DPO.

    2. Responsabilizzazione e abbandono del controllo

    È importante rendere ogni persona responsabile del proprio lavoro, consapevole dei risultati da raggiungere e autonoma nel definire le modalità e le tempistiche di svolgimento delle attività.

    Questo processo rende il lavoratore più soddisfatto e responsabile e, di conseguenza, diventa più produttivo e motivato a raggiungere gli obiettivi aziendali.

    È necessario riporre nei collaboratori la massima fiducia abbandonando il controllo di tempi e presenza. Ogni persona è responsabile dei risultati raggiunti, indipendentemente dall’orario lavorativo.

    Ognuno può sfruttare al massimo il momento della giornata in cui è più produttivo: c’è chi preferisce il mattino presto oppure la tarda sera. Il tempo non è importante, purché si resti reperibili durante l’orario di apertura dell’azienda.

    3. Utilizzo di tecnologie collaborative

    È indispensabile la revisione dei device IT. Ogni smart worker deve avere una connessione sicura e performante per poter partecipare ad una videoconferenza senza problemi, con una qualità audio e video che gli consenta di interagire facilmente.

    È poi necessario dotarlo di un portatile, della strumentazione necessaria per lavorare in mobilità (auricolari, mouse, telefono) e di tutti i file aziendali in formato digitale.

    L’aggiornamento puntuale del calendario è indispensabile per permettere ai colleghi di capire se si è disponibili e su cosa si sta lavorando.

    Il personale deve preferire chat e video call alle semplici chiamate, per diminuire le distanze. Chi lavora in ufficio dev’essere in grado di avviare una videoconferenza senza l’intervento di un tecnico e deve avere a disposizione delle aree dedicate per non disturbare gli altri.

    Il collega che lavora da remoto dev’essere considerato come parte integrante del team, evitando di coinvolgerlo solo quando torna in ufficio.

    Anche la formazione dev’essere svolta in modalità e-learning, per permettere ad ognuno di organizzarsi al meglio in base ai propri impegni lavorativi.

    4. I tools irrinunciabili

    L’azienda deve dare la possibilità di rimanere connessi gli uni con gli altri e favorire lo scambio di informazioni tra colleghi.

    Per la sottoscrizione dei contratti o dei vari documenti si utilizzano le firme elettroniche, utili a ridurre i tempi di attesa.

    La gestione delle richieste di ferie e permessi viene effettuata tramite software che permettono di approvare o rifiutare una richiesta in tempo reale e di aggiornare automaticamente ogni singolo calendario.

    I programmi di contabilità, i sistemi ERP ed il CRM devono essere accessibili da remoto. Il CRM, in particolare, diventa il fulcro di funzionamento dell’azienda in quanto elimina la necessità per i team di essere presenti nello stesso posto o nello stesso tempo.

    Con la mancanza di contatti personali, i collaboratori saranno portati ad utilizzare sempre più questo strumento. Grazie ad esso si potranno avere tutte le informazioni necessarie nel momento in cui se ne ha bisogno senza dover disturbare i colleghi, i responsabili, gli agenti, ecc.

    Si verrà a creare un’azienda distribuita in cui si punta agli obiettivi ed alla qualità del lavoro.

    Il modo migliore per scoprire se ci si può fidare di qualcuno è dargli fiducia.

    Giada Pellichero
    5. Condivisione della strategia aziendale

    È fondamentale condividere con tutto il personale la strategia aziendale. Attraverso un meeting ad inizio anno, tutti i collaboratori vengono allineati sui grandi principi, i grandi schemi ed i traguardi da raggiungere.

    Dopo sei mesi, un secondo incontro è utile a capire se l’organizzazione è in rotta, se la velocità è quella giusta e se è stato raggiunto il punto che ci si era prefissati.

    6. Sfruttamento dei vantaggi

    Grazie allo Smart Working si possono riorganizzare gli spazi ed i processi.

    I dipendenti che decidono di recarsi in ufficio possono scegliere giornalmente la propria postazione in base alla natura di ciò che stanno facendo, questa logica consente di ridurre la dimensione degli uffici e i costi connessi.

    Allo stesso tempo, si liberano degli spazi da dedicare ad iniziative redditizie: affitto a terzi, creazione di laboratori per attrarre talenti, ecc.

    Ogni collaboratore non ha più una scrivania fissa, ma un armadietto o una cassettiera nominativi nei quali può riporre il materiale personale.

    Lo Smart Working contribuisce ad aumentare anche l’attrattività dell’azienda agli occhi dei potenziali dipendenti.

    7. PDCA: l’importanza del Check

    PDCA (Plan-Do-Check-Act) è uno degli strumenti per gestire i processi apportando un miglioramento continuo, scorporando in 4 punti chiave le fasi al fine di poter intervenire singolarmente ed efficacemente nei singoli processi.

    Per ogni nuovo progetto è necessario pianificare (Plan), realizzare (Do), controllare (Check) e mettere in pratica (Act).

    Il controllo, soprattutto nella fase di pilotaggio, è fondamentale: si devono ascoltare le persone e catturarne i bisogni, i desideri e i suggerimenti attraverso delle survey.

    Con dei sondaggi anonimi si capisce cosa pensano davvero i collaboratori in merito allo strumento e si cerca di aggiustare il tiro in base ai risultati ottenuti.

    8. Engagement

    Informare le persone su un progetto così importante non può essere fatto via e-mail.

    Si consiglia l’organizzazione di un meeting per spiegare, innanzitutto, i benefici per l’organizzazione, per il dipendente e per la comunità.

    Per l’azienda migliorerà la produttività, lo sfruttamento delle aree comuni e l’attrattività nel recruiting; per i collaboratori ci sarà una maggior conciliazione vita-lavoro, più tempo libero, risparmio di rischi e costi per gli spostamenti, diminuzione dello stress per la confusione in ufficio e maggior concentrazione nei lavori “di concetto”.

    La comunità potrà notare una riduzione del traffico e dell’inquinamento (emissioni CO2).

    Successivamente si parlerà dell’organizzazione: preferiamo fissare delle giornate settimanali oppure permettere ai lavoratori di decidere i giorni in base agli impegni personali?

    Si dovrà precisare quali strumenti utilizzare e con quali modalità; come dovrebbero essere le postazioni fuori ufficio (illuminazione, aerazione, ecc.) e come si utilizzano le postazioni in ufficio (utilizzo delle postazioni libere, deposito del materiale).

    Infine si parlerà della tutela dei dati e della riservatezza delle informazioni e si darà qualche suggerimento sul lavoro fuori ufficio: è importante fare attenzione alle distrazioni e mantenere un aspetto curato soprattutto nelle videoconferenze con i clienti.


    Come ti trovi con lo Smart Working? Raccontacelo nei commenti qui sotto.
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