CRM: utente che vai, utilizzo che trovi. Report sull’attività dell’utente con Sugar.

Sugar tiene traccia dell’attività degli utenti, in questo modo gli amministratori possono individuare le tendenze e le anormalità nell’uso del sistema.
I Tracker Report possono essere usati per monitorare le azioni e le sessioni degli utenti, come anche la performance del sistema e le query. Gli Activity Report possono anche fornire informazioni su come gli utenti si impegnano con Sugar.

Questo articolo spiega sia i Tracker Report che gli Activity Report, ma anche il modo in cui visualizzarli per trovarli rapidamente sulle dashboard.

Prerequisiti:

Prima di poter creare i Tracker Report, un amministratore deve abilitare le impostazioni del tracker tramite Admin> Tracker.
Tieni presente che, per i report che riflettono un particolare periodo di tempo (ad esempio gli ultimi 30 giorni), i Tracker Report valuteranno solo i dati relativi alla data e all’ora in cui i tracker sono stati abilitati o fino al numero di giorni che l’amministratore ha impostato per conservare il tracker dati.
Nota: non è consigliabile abilitare le impostazioni del tracker se i dati risultanti non vengono utilizzati in modo coerente a causa dell’impatto potenziale sulle prestazioni dell’utilizzo dei tracker.

Affinché l’utente possa visualizzare e creare Tracker Report, è necessario che sia assegnato un ruolo specifico o un ruolo con i moduli tracker abilitati, come mostrato in questa configurazione di ruolo:

Iniziamo!

Di seguito sono spiegati i passaggi necessari da eseguire per creare i Tracker Report e gli Activity Report.

Tracker Report:

I Tracker Report forniscono informazioni aggiornate sull’attività dell’utente e le prestazioni del sistema. Utilizzando i Tracker Report, è possibile vedere le visualizzazioni di pagina di un utente, i salvataggi di record e le informazioni sulla sessione, oltre a monitorare le prestazioni del sistema.

Ci sono quattro moduli tracker disponibili in Sugar:

1. Trackers: conteggia gli eventi comportamentali come le azioni di salvataggio e le visualizzazioni di pagina
2. Tracker Sessions: registra i dati di sessione per gli utenti attivi, ad esempio la durata di ciascuna sessione di accesso
3. Tracker Performance: raccoglie informazioni sulle prestazioni del server come il numero di file a cui si accede, i tempi di risposta del server e l’utilizzo della memoria
4. Query Tracker: registra le query del database che superano una soglia temporale specificata dall’amministratore

Ci sono diversi report già esistenti in Sugar per ciascuno dei moduli tracker. Nella maggior parte dei casi, dovresti essere in grado di trovare le informazioni necessarie in uno di questi report standard.

Se non riesci a trovare ciò che ti serve nei Tracker Report già disponibili, puoi crearne uno nuovo semplicemente duplicando un report esistente. Le seguenti operazioni riguardano la creazione di un nuovo report duplicando un Tracker Report esistente:

1. Nel modulo Report, apri il browser e un Tracker Report che contiene dati simili al report che desideri creare.
2. Espandi il menu “Azioni aggiuntive” e seleziona “Duplica” scegliendo il tipo di report
3. Attraverso la creazione guidata del report potrai specificare nuovi filtri, raggruppamenti o informazioni visualizzate secondo le tue necessità.
4. Rinoma il report e salva.

Activity Report:

I report hanno la possibilità di mostrare quanti record sono stati creati per un periodo di tempo stabilito, raggruppati per utente e modulo. Ci concentreremo sui moduli di attività (Chiamate, Compiti, Riunioni e Note) per capire come gli utenti lavorano all’interno di Sugar.

Una volta creati i report, un manager può aggiungerli alla sua dashboard per un facile accesso.
Le seguenti sezioni riguardano la creazione di un report per ciascun tipo di attività (ad esempio Chiamate e Riunioni), la creazione di una nuova dashboard e, infine, l’aggiunta di report grafici in una dashboard.

Creare i Report:

Non essendo possibile riassumere le informazioni di diversi moduli in un solo report, bisogna creare un report specifico per ogni modulo (per esempio Chiamate e Riunioni) che desideri monitorare. I report includono un’opzione grafica, necessaria per la visualizzazione dei report su una dashboard. In questo caso, mostreremo il numero di record di Chiamate che ogni utente ha creato ieri.

Nota: ripetere questi passaggi per i moduli Attività, Note e Riunioni prima di passare alla sezione successiva.

1. Selezionare “Crea Report” nel menu della scheda del modulo



2. Selezionare “Report a Raggruppamento con Dettagli” in base al tipo di report che desideri



3. Selezionare il modulo Chiamate
4. Aggiungere un filtro per le chiamate create ieri selezionando “Data inserimento” nel pannello dei campi disponibili, quindi selezionando “Ieri” nel menu a discesa che compare vicino al filtro Data inserimento. Poi cliccare “Avanti”



5. Specificare che le chiamate devono essere raggruppate per l’utente che le crea selezionando “Creato da” nel pannello Moduli correlati, quindi cliccare “Nome completo” nel pannello dei campi disponibili. Una volta che il campo Nome completo è stato aggiunto, cliccare “Avanti”



6. Aggiungi il numero di chiamate in ciascun gruppo ai riepiloghi visualizzati selezionando “Conteggio” sotto il pannello dei campi disponibili. Fai clic su “Avanti”



7. Aggiungi i campi che desideri visualizzare nel report. Ad esempio, seleziona “Data di inserimento”, “Stato” e “Oggetto” dal pannello Campi disponibili, quindi seleziona “Creato da” e clicca su “Nome completo” nel pannello Campi disponibili “. Clicca su “Avanti”



8. Nel menu dropdown Tipo grafico, seleziona “Colonna orizzontale”, quindi clicca su “Avanti”



9. Nomina il report come “Report chiamate per utente – Ieri”. Seleziona “Salva ed esegui”

Verrà ora visualizzato un elenco di chiamate create ieri insieme ad un grafico a barre che mostra le chiamate raggruppate per utente che le ha create.

Creare una nuova Dashboard:

Dopo aver creato i report per ciascun modulo desiderato (Chiamate, Riunioni, Note e Attività), segui questi passaggi per creare una nuova dashboard. In alternativa, è possibile saltare questa fase e aggiungere le dashlet del report ad una dashboard esistente.

1. Seleziona “Crea dashboard” nel menù a forma di cubo di Sugar
2. Nomina la dashboard, ad esempio “Dashboard attività”. Fai clic su “Salva”.

Ora vedrai una dashboard vuota intitolata “Activity Dashboard”.

Aggiungere grafici alla Dashboard:

Segui questi passaggi per aggiungere i report come dashlet alla nuova dashboard appena creata o ad una dashboard esistente.

1. Passa alla nuova dashboard e seleziona “Modifica” dal menu delle azioni della dashboard



2. Clicca su “+2 colonne” nella casella Aggiungi riga.
   Nota: i cruscotti in home page possono mostrare da 1 a 3 colonne a seconda del layout selezionato.
   
3. Fare clic su “Aggiungi una Sugar Dashlet®” nel riquadro delle dashlet in cui desideri visualizzare il grafico del report



4. Seleziona “Dashlet Report Grafici Salvati” dalla sezione “Aggiungi una Dashlet Sugar Dashlet®”
5. Seleziona il report desiderato (ad esempio Report chiamate per utente – Ieri) tramite l’opzione Seleziona un report. È possibile digitare i primi caratteri del nome del report e selezionare dai risultati oppure fare clic su “Cerca e seleziona …” sotto la casella di ricerca per selezionare il report



6. Ripeti i passaggi 3-5 per aggiungere gli altri report alla dashboard
7. Trascina le dashlet in qualsiasi posizione desideri
8. Salva la dashboard

In ogni dashlet o nella visualizzazione dei report originali, è possibile visualizzare il conteggio delle attività per utente e il valore totale del report, fornendo agli utenti e ai manager la possibilità di monitorare le attività dal giorno precedente.

Fonte originale: https://support.sugarcrm.com/Knowledge_Base/Reports/Reporting_on_User_Activity/