Quando vinci (o perdi) una trattativa commerciale? Usa il CRM per scoprirlo!

SugarCRM, Trucchi del mestiereLascia un commento

SugarCRM Report catturare fase di vendita
Tempo di lettura: 5 minuti

A quale punto del ciclo di vendita la tua forza vendita generalmente vince o perde un’opportunità di business? Per tenere traccia e riportare questi dati approfonditi in Sugar è necessario sapere qual era il valore della fase di vendita dell’opportunità, prima di passare a “Chiuso Vinto” o “Chiuso Perso”. In questo articolo si fa riferimento all’utilizzo del Workflow Avanzato di Sugar per acquisire l’ultima fase di vendita prima della chiusura dell’opportunità.

Nota: Il Workflow Avanzato di Sugar è disponibile nell’edizione Enterprise.

Per questo esempio, creiamo un campo personalizzato che simula il valore del campo Fase Vendita. Quando il campo Fase Vendita dell’opportunità cambia in “Chiuso Vinto” o “Chiuso Perso”, il campo personalizzato cattura e mantiene la fase di vendita più recente prima che l’opportunità venisse chiusa.

Prerequisiti

È necessario essere un amministratore o avere accesso al ruolo in Sugar, per creare e gestire i record dei Workflow avanzati e creare campi personalizzati.

Per questo è consigliabile avere una conoscenza base dei Workflow Avanzati di Sugar.

Nota: questo articolo è stato scritto per un’istanza di Sugar configurata per l’utilizzo delle Opportunità senza gli Elementi dell’Opportunità. Se la tua istanza utilizza il modulo Elementi dell’Opportunità, esegui semplicemente gli stessi passaggi sottostanti per quel modulo, anziché per quello delle Opportunità.

Iniziamo!

1. Innanzitutto, crea un campo personalizzato in Studio chiamato “Ultima fase”, nel quale il processo memorizzerà il nome della fase di vendita più recente. Vai su Admin > Studio > Opportunità > Campi e fai click su “Aggiungi campo”.
Configura un campo con le seguenti impostazioni:

Tipo di campo: Campo di Testo (TextField)
Nome campo: ultima_fase
Reportable: Sì (spunta)

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2. Crea un nuovo processo di definizione record. Assegna al record il nome “Ultima fase di vendita” e imposta il modulo di destinazione come “Opportunità”. Fai riferimento alla documentazione relativa per tutti i passaggi completi per la creazione di nuovi processi di definizione record.

3. Fai clic su “Salva e Progetta” (Save & Design) per continuare con il canvas di Visual Designer.

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4. Trascina un evento Start nell’area del canvas

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5. Fai clic con il tasto destro del mouse sull’evento Start e seleziona “Impostazioni” per configurarlo

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6. Utilizzando il menu a discesa “Applica a”, specifica quando deve essere attivata la definizione del processo. Per questo caso d’uso, seleziona “Solo record aggiornati (tutti gli aggiornamenti)” in modo che un nuovo processo inizi ogni volta che un’opportunità cambia. Fai clic su “Salva” per tornare all’area di canvas.

7. Successivamente, il processo leggerà il valore del campo Fase Vendita e reagirà in modo diverso a seconda della fase in cui si trova l’Opportunità. Ciò richiede un gateway per valutare tutti i possibili valori di campo e indirizzare il flusso del processo al risultato corrispondente. Poiché ogni volta che si esegue il processo, dovrebbe verificarsi un solo risultato, trova l’elemento del gateway esclusivo nella barra degli strumenti e trascinalo nell’area di progettazione, quindi connetti l’evento Start all’elemento gateway.

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8. Prima di poter configurare il gateway, è necessario collegarlo agli elementi sul canvas che rappresentano ogni risultato potenziale. Per questo caso d’uso, abbiamo i seguenti risultati:

Il campo Fase di Vendita contiene una delle fasi che consideriamo “aperte”:
In ciascuna di queste circostanze, il processo dovrebbe aggiornare il campo Ultima Fase con il nome della fase di vendita corrispondente. Per questa raccolta di risultati, trascina otto elementi d’azione sul canvas, ciascuno etichettato in base alla fase di vendita che rappresenterà (ad esempio Prospecting, Qualifica o Proposta). Uno per uno, collega il gateway a ciascuna delle azioni. Fai clic con il tasto destro del mouse su ciascuna azione e seleziona “Cambia campo” prima di procedere al passaggio successivo.

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Il campo Fase di Vendita contiene una delle due fasi che consideriamo “chiusa”:
In questo caso, il processo dovrebbe mantenere il valore Ultima Fase più recente e terminare. Poiché entrambi i valori dei campi hanno lo stesso risultato, è sufficiente aggiungere un evento Fine (End) al canvas e in seguito lo configureremo come risultato sia per “Chiuso Vinto” che “Chiuso Perso”. Connetti il gateway all’evento Fine (End).

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9. Ora è arrivato il momento di configurare il gateway:

– Fai clic con il tasto destro del mouse sull’elemento gateway e imposta il Flusso predefinito sull’evento finale, etichettato come “Chiuso – accetta Ultima Fase” (Closed – accept Last Stage) in questo esempio.
– Fai nuovamente clic con il tasto destro del mouse sul gateway, selezionando “Impostazioni”.
– Per ogni finestra di criteri, crea una Valutazione del Campo Modulo che corrisponda alla fase di vendita appropriata (ad es. Prospecting) all’azione. Ad esempio, accanto a “Criteri (Prospecting)”, fai clic all’interno della finestra della formula adiacente e quindi fai clic su Valutazioni> Valutazione Campo Modulo> Fase vendita (è uguale a) Prospecting.
– Fai clic su “Invia” per aggiungere la condizione al canvas.

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10. Ripeti il passaggio 9 per tutte le finestre dei criteri del gateway, selezionando la fase corrispondente per ognuna. Fai clic su “Salva” dopo aver impostato queste condizioni. Nota che non esiste una finestra di criteri per l’evento Fine (End) perché è stato designato come il flusso predefinito. Se nessuno dei criteri configurati è positivo (true), il flusso verrà instradato attraverso il flusso predefinito.

11. Successivamente, configura ciascuna delle azioni del Campo Modifica per memorizzare il valore del campo della Fase Vendita come stringa di testo nel campo Ultima Fase. Ad esempio, quando il gateway indirizza il flusso del processo all’azione etichettata “Prospecting”, l’azione sostituirà il contenuto del campo Ultima Fase dell’opportunità con “Prospecting”. Attieniti alla seguente procedura per configurare l’azione come nell’esempio:

– Fai clic con il tasto destro sull’elemento azione e seleziona “Impostazioni”.
– Fai clic all’interno della casella accanto a “Ultima Fase” per abilitare la modifica nel campo.
– Fai clic all’interno della casella di testo adiacente e digita la parola “Prospecting”
– Ripeti questo passaggio per tutte le azioni dei Campi Modifica, digitando il valore appropriato della fase di vendita per ciascuno.

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12. Completa il processo trascinando i connettori, uno per uno, da ciascuna azione all’evento Fine (End) del passaggio 8.

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La definizione del processo completata si comporterà come segue:

1. Quando un utente aggiorna un’opportunità, inizia un nuovo processo.
2. Il processo quindi valuta il campo Fase Vendita dell’Opportunità.
3. Se la fase di vendita è un valore aperto (ad esempio Prospecting), il campo Ultima Fase cambierà di conseguenza.
4. Alla fine, la valutazione conteggerà la fase di vendita come “Chiusa Vinta” o “Chiusa Persa” e indirizzerà il flusso di processo all’evento Fine (End), preservando il valore della Fase Vendita più recente, prima del passaggio a “Chiuso Vinto” o “Chiuso Perso” nel campo Ultima Fase.

Abilitazione della definizione del processo

Le nuove definizioni di processo sono impostate su “Disabilitato” di default, per garantire che un’istanza di processo non venga attivata inavvertitamente durante la fase di progettazione. Dopo aver concluso tutti i passaggi di progettazione, chiudi Visual Designer e imposta la definizione del processo su “Abilitato” tramite la dashlet Definizioni di Processo o la visualizzazione ad elenco.
Per ulteriori informazioni sull’abilitazione delle definizioni di processo, fare riferimento alla
documentazione relativa.

Creare Report sull’Ultima Fase di vendita

Il campo Ultima Fase può essere utilizzato in un report per identificare i pattern di una particolare fase del ciclo di vendita della tua azienda.
Utilizzando report simili agli esempi che seguono, un responsabile commerciale può valutare le fasi di vendita più comuni in cui si vincono le trattative rispetto a dove, invece, non vanno a buon fine.
Il report a sinistra mostra che la maggior parte delle opportunità viene vinta nelle fasi Proposta / Prezzo o Negoziazione / Riesame.
Sulla destra, invece, notiamo che la maggior parte delle opportunità viene persa nelle fasi precedenti, quelle di Prospecting o Qualifica.

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Per creare un report simile, segui questi passaggi:

  • Crea un report Opportunità.
  • Imposta due filtri: uno per la fase di vendita “Chiuso Vinto” o “Chiuso Perso” e un altro per specificare che il campo Ultima Fase non deve essere vuoto.
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  • Raggruppa i risultati per il campo Ultima Fase.
  • Seleziona “Conteggio” per il riepilogo nel passaggio successivo.
  • Inserisci un grafico per visualizzare i risultati dei dati.
  • Salva ed esegui il report.

Per ulteriori informazioni sulla creazione di report in Sugar, consultare la documentazione relativa.

Fonte: SugarCRM Knowledge Base




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