Tante richieste e scadenze stringenti: lo scenario con cui convivono quotidianamente le aziende di tutto il mondo. La gestione dei carichi di lavoro con un modello chiaro, semplice e soprattutto efficiente diventa quindi fondamentale per ottenere il massimo della produttività senza rischiare di perdersi lungo la strada. E ancora di più per tenere alla larga stress e complicazioni inutili che possono incidere sulla qualità della vita professionale di chi fa parte del nostro team.
Il workload management è quindi sempre più strategico per arrivare al successo, soprattutto con una prospettiva di medio-lungo termine. Ma organizzare e gestire al meglio il lavoro di ognuno è a sua volta un lavoro a tutti gli effetti. Che spesso porta via tempo, attenzioni dedicate e risorse, ossia le merci più rare praticamente in tutti i contesti aziendali.
Una formazione funzionale allo sviluppo di skill specifiche da questo punto di vista è ancora poco diffusa, forse perché a metà strada tra le responsabilità di un project manager e quelle di un hr manager. In realtà però bastano pochi accorgimenti e gli strumenti adatti per mettersi da subito sulla strada giusta.
Gestione carichi di lavoro, un doppio punto di vista
Il primo passaggio, non così scontato, è rendersi conto che un modello di gestione efficiente dei carichi di lavoro è indispensabile. Sono ancora troppe le aziende che sì, ne riconoscono l’importanza, eppure continuano a rimandarne l’esecuzione, prese da una quotidianità che impedisce loro di fermare tutto e ripartire con il piede giusto, uscendo finalmente dalla modalità “emergenziale” nell’affrontare le incombenze quotidiane.
Una volta maturata questa consapevolezza infatti è facile rendersi conto che governare fino in fondo il processo organizzativo è vincente da un doppio punto di vista.
- dall’esterno, perché migliora la reputazione aziendale trasformando ogni risorsa in un efficace brand ambassador
- dall’interno, permettendo a ogni dipendente di sentirsi parte di un team organizzato in modo equilibrato e funzionale, massimizzando ogni sforzo ed evitando il burnout.
Gestione carichi di lavoro, le best practice
Vediamo adesso quali sono gli accorgimenti giusti per mettere in piedi una prima efficace strategia di workload management.
Tra le best practice, ne indichiamo due di preliminari:
- Scegliete un unico strumento. Il processo va mappato interamente con lo stesso sistema per tutti. Niente post-it, file Excel, calendari elettronici, archivi mail o to-do-list sparsi un po’ dappertutto.
- Condividete il metodo. Ogni risorsa coinvolta deve sapere perfettamente quali sono le regole per consultare, alimentare e aggiornare lo strumento individuato. Magari poche, ma chiare e facilmente memorizzabili.
Fatto questo, siete pronti per cominciare a mettere ordine al vostro flusso di lavoro, seguendo questi passaggi:
- Create una lista ordinata di tutti i progetti, in modo da avere l’esatta dimensione delle attività da svolgere.
- Calcolate per ciascuno il tempo indicativo di esecuzione previsto
- Scomponete ogni progetto in step più piccoli, indicandone le scadenze e assegnandoli alle giuste risorse da coinvolgere
- Valutate se la distribuzione delle consegne è equilibrata tra le varie risorse e in linea con il loro tempo
- Monitorate regolarmente i progressi intervenendo con eventuali modifiche se necessario.
Priorità e tempi di esecuzione
Un altro aspetto cruciale in un’impostazione come questa è imparare a definire bene le priorità. Quali sono le attività più urgenti in base alle scadenze? Le più veloci? O semplicemente quelle senza le quali il progetto non può andare avanti?
La distribuzione dei task deve tenere conto di un’organizzazione sequenziale basata proprio su queste considerazioni. Cosa che va di pari passo alla necessità di mantenersi il più possibile entro gli intervalli di tempo definiti a monte.
Gestendo il workload in questo modo è più facile applicare per esempio trucchetti come la regola dei 2 minuti (“se ti richiede meno di 2 minuti, fallo subito”), che ricorda l’importanza di smarcare immediatamente tutte le attività più veloci. O la tecnica del time blocking, che prevede di organizzare ogni giornata o ogni settimana lavorativa in “blocchi” ordinati di tempo dedicati alla medesima attività, in modo da essere certi di portare avanti tutti i progetti di cui si ha la responsabilità in modo coerente con le scadenze imposte.
Delega e responsabilità
Un ultimo tema a cui prestare attenzione per un efficace metodo di gestione dei carichi di lavoro riguarda la responsabilità. Ogni progetto infatti deve avere ben chiaro “chi comanda”, ovvero chi si prende in carico il controllo sul pieno rispetto delle consegne. In termini di avanzamento, di standard qualitativi e soprattutto di tempo dedicato.
Una responsabilità che, proprio per evitare sovraccarichi, va condivisa attraverso un efficace sistema di delega. E può sembrare scontato, ma anche saper delegare bene richiede attenzione. Perché non si tratta soltanto di assegnare un incarico, bensì di definire un vero e proprio perimetro di azione, fornendo tutto il materiale e le informazioni per permettere al delegato di lavorare al meglio sentendosi parte del progetto.
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