13 caratteristiche essenziali per un software di gestione del team

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13 caratteristiche essenziali per un software di gestione del team
Tempo di lettura: 6 minuti

Perché usare monday.com?

I project manager hanno ogni giorno molte attività da fare, per questo motivo scegliere il giusto software di collaborazione tra team è una decisione importante. monday.com è un sistema operativo flessibile e intuitivo che facilita la collaborazione.

Le visualizzazioni colorate consentono di raffigurare i progetti dall'inizio alla fine e di tenere traccia del lavoro del team in un unico spazio di lavoro collaborativo. Le robuste automazioni riducono il tempo dedicato alle attività ripetitive e consentono ai team di lavorare in modo più produttivo. Inoltre, i team lavorano in modo più efficace grazie all’area di comunicazione. Uno strumento di collaborazione è indispensabile per le organizzazioni che desiderano incrementare la produttività complessiva.

I project manager possono utilizzare questi strumenti per responsabilizzare il proprio team e raggiungere i risultati del progetto. Se stai cercando un software per la gestione dei team che includa tutte le funzioni essenziali qui descritte e molte altre ancora, prova gratuitamente monday.com.

Caratteristiche indispensabili per un software di gestione del team ideale

Scegliere una soluzione software per la gestione dei progetti non è una cosa semplice e immediata. Per fare la scelta giusta è opportuno considerare alcune caratteristiche indispensabili:

  • Facilità d'uso Modelli, schede e flussi di lavoro personalizzabili
  • Pianificazione del progetto
  • Funzioni di collaborazione in tempo reale (chat, notifiche, ecc.)
  • Strumenti di gestione delle risorse
  • Gestione del budget di progetto
  • Viste multiple del progetto per vedere il lavoro del team da diverse angolazioni
  • Tracciamento dei tempi
  • Reportistica integrata
  • Integrazioni di terze parti con le app e con gli strumenti in uso
  • App mobile nativa per il lavoro da remoto e in movimento
  • Automazione del lavoro, degli incarichi e delle notifiche
  • Sicurezza di alto livello

Vediamo nel dettaglio queste caratteristiche.

1. Facilità d'uso

In un mondo perfetto, il tuo team adotterebbe rapidamente il software per la collaborazione che hai scelto. Tuttavia, le cose non sono sempre così semplici e il cambiamento è difficile.

Il software dovrebbe rendere più facile il lavoro del team, non più difficile. Scegli una soluzione con un'interfaccia intuitiva con cui il tuo team possa iniziare subito a lavorare.

2. Personalizzazione

Un buon software di collaborazione deve offrire la flessibilità di cui il team ha bisogno per gestire i progetti, permettendo la personalizzazione dello spazio di lavoro con il minimo sforzo.

Su monday.com il lavoro è organizzato in lavagne e spazi di lavoro condivisi che consentono di gestire tutto in un unico spazio.

Pensa ad una lavagna virtuale che puoi usare per pianificare e monitorare il tuo prossimo progetto.
Ecco un esempio di lavagna di progetto su monday.com:

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Ogni aspetto della lavagna è completamente personalizzabile. È possibile estendere ulteriormente la funzionalità della scheda di progetto aggiungendo nuove colonne.

Ecco alcune colonne che si possono aggiungere al tabellone.

Persone: assegna i compiti ai membri del team.

Testo: aggiungi qualsiasi tipo di testo, come note di riunione e commenti.

Data: per impostare le date di scadenza e aggiungere promemoria.

Timeline: visualizza le date di inizio e fine delle singole attività.

Numeri: per tenere traccia di budget, spese correnti e altro.

File: per allegare file ai singoli elementi della scheda.

Le colonne offrono un modo semplice e veloce per personalizzare l'area di lavoro. È possibile impostare le autorizzazioni per mantenere la trasparenza e assicurarsi che solo le persone giuste possano modificare i dati.

3. Pianificazione del progetto

La pianificazione del progetto consiste nel definire esattamente ciò che deve essere fatto per portare a termine con successo un progetto. Comprende l'assegnazione di compiti al team e la definizione di date di inizio e fine per ogni attività. Una caratteristica importante per un software di gestione del team è la possibilità di aggiungere e assegnare facilmente le attività. Inoltre, dovrebbe facilitare la definizione di date di scadenza e priorità per le singole attività. monday.com permette di impostare etichette colorate che consentono di identificare rapidamente le attività ad alta priorità, in modo che tu e il tuo team sappiate esattamente su cosa concentrarvi. Inoltre, consente di creare grafici di Gantt per la pianificazione delle attività. Ecco un esempio di diagramma di Gantt in monday.com:

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Da qui è possibile visualizzare le dipendenze dei compiti, monitorare l'avanzamento del progetto e altro ancora.

4. Collaborazione in tempo reale

Il lavoro a distanza è in costante aumento. Un software di gestione dei team con funzioni di collaborazione in tempo reale è un must. Deve consentire ai team di comunicare rapidamente informazioni importanti e di chiarire dettagli fondamentali.

Con monday.com, i team remoti possono comunicare all'interno della board stessa per mantenere tutti coinvolti e ridurre le riunioni non necessarie.

Ecco un esempio di come appare la schermata di comunicazione in monday.com:

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5. Gestione delle risorse

La gestione delle risorse (ad esempio dipendenti, attrezzature, tempo, ecc.) è fondamentale per portare a termine con successo un progetto e garantire la puntualità.

Scegli un software di gestione del team che ti consenta di pianificare e allocare le risorse in base alle capacità, evitando sovraccarichi. La vista del carico di lavoro di monday.com ti permette di vedere a colpo d'occhio chi è in eccesso o in difetto di capacità:

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6. Budget di progetto

Il budget di progetto racchiude i costi stimati per completare un progetto. Include elementi quali i costi operativi, i costi di manodopera, le attrezzature e altro ancora.

Scegli un software di gestione del team che ti dia un quadro chiaro del budget, rendendo facile l'aggiornamento in tempo reale.

La colonna Numeri di monday.com offre un modo semplice per tenere traccia delle spese e calcolare i costi totali di un progetto.

7. Visualizzazioni del progetto

Ogni persona ha il proprio stile di lavoro preferito. È importante scegliere un software di collaborazione che il team possa adattare alle proprie preferenze.

Alcune delle visualizzazioni di progetto da ricercare sono:

Grafici di Gantt: un grafico di Gantt o una visualizzazione della linea temporale consente di visualizzare le date di inizio e fine delle singole attività.

Schede Kanban: una scheda Kanboard utilizza colonne e schede per gestire attività e flussi di lavoro.

Visualizzazioni del calendario: una visualizzazione del calendario offre un modo semplice per visualizzare le attività imminenti per il giorno, la settimana o il mese corrente.

monday.com consente al team di passare da una vista all'altra del progetto e di visualizzare il proprio lavoro nel formato più adatto alle proprie esigenze.
I membri del team possono anche utilizzare viste divise con il formato preferito nella parte superiore dello schermo e una vista a tabella nella parte inferiore.

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Le schede di progetto in monday.com offrono una visione di alto livello di tutto ciò su cui voi e il vostro team state lavorando.

8. Tracciamento del tempo

Il monitoraggio del tempo è fondamentale per gestire la consegna dei progetti e fornire trasparenza su come il team impiega il proprio tempo. Un efficace monitoraggio del tempo consente di:

  • Creare stime accurate
  • Pianificare e gestire le risorse
  • Tappare le falle della produttività
  • Fatturare ai clienti in modo più accurato
  • Capire la capacità del team

9. Report integrati

I report di progetto non sono esattamente affascinanti. Tuttavia, sono fondamentali per capire come il team sta procedendo con le proprie attività e per comunicare aggiornamenti agli stakeholder.
Inoltre, aiutano il team leader a tenere sotto controllo le tempistiche del progetto e a determinare se è necessario modificare i programmi o allocare ulteriori risorse.

Cerca un software di collaborazione che includa filtri avanzati per le schede, in modo da poter trovare rapidamente le informazioni di cui hai bisogno.

10. Integrazioni di terze parti

Il lavoro è sempre più distribuito su diverse piattaforme: potreste avere Dropbox per condividere i file, Salesforce per monitorare la pipeline di vendita e Zendesk per gestire i ticket dei clienti (P.S. monday.com può fare tutte queste cose in un unico posto).
Tuttavia, quando le cose sono distribuite, i team devono continuare a passare da un'applicazione all'altra.
Il software di gestione dei team che scegli deve collegarsi perfettamente con gli strumenti che già utilizzi. In questo modo tutto viene messo insieme e il team può lavorare in modo più produttivo.

Con le integrazioni di monday.com è possibile integrare facilmente le piattaforme più diffuse sul mercato direttamente nella board principale.

11. Applicazione mobile intuitiva

Scegli un software di collaborazione dotato di un'applicazione mobile intuitiva. In questo modo il team potrà condividere gli aggiornamenti o visualizzare i compiti della giornata ovunque si trovi.

monday.com offre applicazioni mobili per dispositivi iOS e Android. Una volta scaricata e installata l'app, sarete in grado di accedere alle vostre schede, comunicare con il vostro team e molto altro ancora.

12. Automazioni

Il software di collaborazione che scegli dovrebbe includere automazioni integrate che siano facili da impostare e personalizzare.

Le automazioni di monday.com consentono di automatizzare le attività utilizzando un evento, come la modifica dello stato di un elemento, che attiva un'azione (invio di una notifica). È possibile crearle da soli, senza bisogno di codifica, oppure scegliere un flusso di lavoro predefinito dal Centro Automazioni.

Le automazioni in monday.com funzionano anche con le integrazioni. Ad esempio, è possibile convertire automaticamente le e-mail di Gmail in un elemento di una board.
Le integrazioni funzionano anche in senso inverso, per cui si può fare in modo che le voci di azione su una scheda inviino e-mail a determinati utenti quando il loro stato cambia.

13. Sicurezza

Cerca un software per la collaborazione di gruppo con le seguenti caratteristiche di sicurezza:

- Controllo da parte dell'amministratore: il software di collaborazione scelto deve consentire di impostare le autorizzazioni dell'account per i singoli utenti, compresi gli elementi a cui possono o non possono accedere. Questo garantisce che gli utenti non abbiano libero accesso.

- Sicurezza di rete: cercate soluzioni software che implementino misure di sicurezza per mantenere i vostri dati protetti. Queste includono la crittografia dei dati da e verso la piattaforma, l'esecuzione di test di sicurezza regolari e la conformità agli standard di sicurezza internazionali.

- Protezione dei dati: il software di gestione dei team dovrebbe anche eseguire regolarmente il backup dei dati in server sicuri per proteggere i dati dalla perdita.

monday.com aderisce a rigorosi standard di sicurezza, tra cui l'Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione (ISO) per la gestione della sicurezza delle informazioni.




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