Accesso all'Archivio da più Interfaccie utenti

KnowledgeTree è accessibile da:

• Web Browsers
• Microsoft® Windows® desktop
• Applicazioni Microsoft® Office®
• WebDAV clients di Terze parti

KnowledgeTree fornisce:

• Una interfaccia Web facile da usare, accessibile dalle moderne versioni di Mozilla Firefox, Apple Safari e Microsoft Internet Explorer.
• Accesso via drag&drop ai documenti, dal desktop di Microsoft Windows (versione commerciale).
• Accesso ai documenti – attraverso le barre degli strumenti ed i menu di Microsoft Office – dall'interno delle applicazioni Microsoft Office (versione commerciale).
• Possibilità di importare email ed allegati da Microsoft Outlook (versione commerciale).
• Supporto per Microsoft Office 2007 sia per i client che per il server (versione commerciale).

Creazione Documenti e Condivisione

• I documenti sono salvati in una piattaforma Web intranet/extranet platform che facilita la collaborazione.
• I documenti possono essere catalogati e condivisi attraverso semplici parole chiave.
• Si può monitorare documenti e cartelle attraverso sistemi RSS.
• Sistema di discussione documenti integrato.
• Invio documenti via email direttamente dal programma in assoluta di sicurezza.

Gestione Interfaccia Utente

• Una Bacheca personalizzabile permette di visualizzare i documenti sottoscritti, le firme pendenti, i documenti prelevati, i collegamenti veloci e molto altro ancora.
• Creazione semplificata del sistema di guida in linea direttamente dall'interno del programma.
• Supporto per temi personalizzati dell'interfaccia del programma.
• Possibilità di aggiungere avvisi/messaggi personalizzati nel pannello di accesso e a piè di pagina.
• Gli utenti possono richiedere assistenza ad un amministratore direttamente dal programma.
• Una semplice barra di caricamento visualizza lo stato di avanzamento dei processi.
• Aggiungi i loghi della tua azienda nella testata di ogni pagina.

Versioni dei documenti

Un sofisticato, ma semplice da usare, sistema di versioni dei documenti (utilizzando semplici concetti come preleva/restituisci) permette di:

• Salvare commenti sulla versione al momento del prelievo e della restituzione.
• Visualizzare i dettagli delle varie revisioni di un documento, e uno storico completo delle versioni precedenti.
• Visualizzare tutte le versioni precedenti di un documento.
• Confrontare gli attributi di diverse versioni dello stesso documento.
• Ripristinare un documento ad una versione precedente.
• Generare un documento, attraverso OpenOffice, che visualizza i cambiamenti tra due versioni, e salvarne il risultato in PDF

Sicurezza e Controllo dei documenti

Un potente sistema di sicurezza basato su gruppi e ruoli permette un raffinato controllo degli accessi ai documenti, ed alle azioni ad essi correlati, includendo:

• un sistema predefinito di ruoli che fornisce gruppi di sicurezza flessibili, come ad esempio ‘Utenti Riconosciuti’, ‘Utenti Anonimi’, ‘Tutti’, e ‘Proprietario del documento’.
• Le cartelle possono ‘ereditare’ le impostazioni di sicurezza per semplificare la configurazione.
• Monitoraggio dettagliato di tutte le attività sui documenti.
• Registro completo degli accessi per tutti gli utenti.
• Creazione di utenti e gruppi nella base dati interna, oppure da una sorgente LDAP/ActiveDirectory.
• Sincronizzazione dello schema di gruppi con l'infrastruttura Microsoft ActiveDirectory.
• Utilizzo di più fornitori di autenticazione in una singola implementazione server.
• Cancellazione degli utenti inattivi dal sistema.

Potente sistema di indicizzazione dei documenti e di ricerca

KnowledgeTree comprende un potente sistema di ricerca ed un sistema di indicizzazione dei documenti configurabile che fornisce:

• Ricerca testuale nei contenuti dei seguenti tipi di documento: Microsoft Office, OpenDocument, PDF, XML, HTML, RTF, text.
• Ricerca in tutti gli attributi dei documenti, compresi campi personalizzati, autore, data di modifica, tipo di file, stato del workflow, ecc...
• Creazione di semplici ricerche testuali oppure di complesse ricerche a criteri booleani.
• Risultati di ricerca classificati per rilevanza.
• Sintesi dei risultati di ricerca.
• La possibilità per gli amministratori di creare delle ricerche salvate, che possono essere condivise con altri utenti.
• Programmare l'indicizzazione dei documenti per essere eseguita in momenti di basso carico del server.
• Un sistema di estensioni che supporta l'aggiunta di nuovi indicizzatori.
• Indicizzazione EXIF per le immagini TIFF e JPG per estrarre gli attributi inseriti da alcuni scanner e fotocamere digitali.

Attributi del documento

• Creazione di un numero illimitato di campi personalizzati di svariati tipi, ad esempio ad albero o liste, con la possibilità di renderli obbligatori.
• Raggruppare i campi personalizzati in un numero qualsiasi di tipi di documento, ad esempio ‘Posta in ingresso’, ‘Brochure’, ‘Manuali’.
• La richiesta di inserimento degli attributi compare automaticamente al momento del caricamento del documento nel sistema.
• I campi personalizzati sono automaticamente inseriti nei filtri della ricerca avanzata.
• Visualizza tutti i cambiamenti effettuati sugli attributi dei documenti.

 

 Workflow

• Costruisci sofisticati workflow per controllare la generazione dei documenti.
• Supporta un numero illimitato di stati del workflow e di transizioni.
• Crea facilmente stati di revisione del documento, con un numero qualsiasi di transizioni a differenti stati.
• Notifica a ruoli o gruppi definiti, via email e nella bacheca, quando c'è bisogno del loro intervento in un workflow.
• Limita l'accesso ai documenti durante il workflow ai soli utenti interessati.
• Spostamento o copia automatica del documento durante le transizioni di workflow.
• Controlla l'accesso alle transizioni di workflow per gruppo, ruolo, o attraverso permessi, condizioni dinamiche e stato di prelievo.
• Ricerca dei documenti per stato di workflow.
• Gli utenti aggiungono commenti alle transizioni di workflow.